Automatiser la saisie des commandes clients reçues par e-mail

Cette page traite les commandes que vos clients vous envoient par e-mail (distributeurs, enseignes, restaurants, revendeurs) et leur création dans votre ERP pour que l’équipe les prépare et les expédie. Elle concerne les ventes et la préparation, pas les achats.

VIVR a construit ce flux avec n8n et Claude pour l’ERP sur mesure d’un acteur de la distribution alimentaire multi-sites : les commandes de ses clients arrivent par e-mail en PDF, sont lues, contrôlées contre le catalogue et les tarifs de chaque client, puis créées dans l’ERP, prêtes à préparer. Le cas est résumé dans l’encadré « Cas réel » ; les contrôles décrits ci-dessous sont ceux de ce flux.

Quelles commandes clients peut-on lire automatiquement ?

Toute commande qui arrive par e-mail sous une forme lisible : un PDF produit par le logiciel du client, un scan net, un fichier Excel ou CSV joint, ou des lignes tapées dans le corps du message. Dans le cas réel, ce sont des PDF. Un même flux accepte plusieurs clients, chacun avec sa mise en page et ses propres libellés.

Un fichier Excel ou CSV se lit directement, colonne par colonne. Le PDF demande une lecture par modèle d’IA : Claude lit le texte, les images et les tableaux d’un PDF, d’après la documentation d’Anthropic, et rend les champs demandés dans un format fixe.

Certains documents passent mal : commande manuscrite, photo prise au téléphone, PDF protégé par mot de passe. Ils entrent dans le flux, mais finissent plus souvent dans la file d’exceptions. Un client qui commande déjà par EDI ou par votre boutique B2B reste hors du flux : ses données arrivent structurées, il n’y a rien à lire.

Quels contrôles avant de créer la commande ?

Une commande bien lue peut être fausse pour votre ERP : un produit désigné autrement, un prix qui n’est pas celui du contrat, une adresse de livraison que vous ne connaissez pas. Chaque commande passe donc par des règles écrites avant la création. Voici celles du cas réel, avec l’issue de chacune.

Quand tout est conforme, la commande est créée et un message part dans le canal de l’équipe : la préparation la voit arriver sans que personne ait ouvert la boîte mail.

Pourquoi trois issues plutôt qu’une simple alerte ?

Parce que tous les écarts n’ont pas la même gravité. Un écart de prix ou une promotion relève d’une décision commerciale : la commande est juste sur le fond, il reste à fixer le prix. Elle est donc créée dans l’ERP, mais non validée, et une personne tranche avant le passage en préparation.

Un libellé inconnu, un produit hors grille ou une plateforme inconnue sont d’une autre nature : créer la commande produirait une commande fausse (mauvais article, lieu de livraison inexistant). Le flux ne crée rien et envoie à une personne le PDF, la ligne concernée et la raison du blocage. Elle corrige la cause dans l’ERP, par exemple en associant le nouveau libellé au bon article, puis rejoue l’e-mail.

Que faire d’une commande « annule et remplace » ?

Un client qui modifie sa commande renvoie souvent un nouveau PDF portant la mention « annule et remplace ». Avec une saisie manuelle, tout dépend de la mémoire de la personne qui a saisi la première version.

Le flux retrouve la commande d’origine par le client et la référence. Si la modification entre dans les règles fixées au cadrage, elle est appliquée automatiquement à la commande existante : les lignes sont mises à jour, aucune seconde commande n’est créée. Sinon, elle est signalée à une personne pour un traitement manuel, avec les deux PDF. Les règles se décident avec vous : une modification reçue alors que la préparation a commencé, par exemple, mérite presque toujours un regard humain.

Comment éviter les doublons quand on rejoue un e-mail ?

Chaque commande est identifiée par le client et sa référence de commande. Avant toute création, le flux vérifie que ce couple n’existe pas déjà dans l’ERP. Le rejeu repart de zéro sur le même e-mail (lecture, contrôles, création), et comme la commande est identifiée par sa référence, rejouer deux fois le même message ne crée jamais deux commandes.

C’est ce qui rend le rejeu sans risque : la personne qui a corrigé un libellé n’a pas à vérifier si une partie de la commande était déjà passée.

IA ou OCR pour lire les commandes clients ?

Pour un PDF dont la mise en page change d’un client à l’autre, nous utilisons un modèle d’IA, Claude, plutôt qu’un OCR à modèles fixes : il cherche les mêmes champs où qu’ils soient sur la page. Le modèle extrait les valeurs ; la création dans l’ERP dépend des contrôles ci-dessus. Une ligne mal lue tombe sur un libellé inconnu ou un prix en écart, et s’arrête là.

La différence entre OCR, IDP et modèle d’IA, ainsi que les contrôles propres aux factures, sont détaillés sur notre page lecture automatique des documents (OCR facture fournisseur).

Logiciel de capture de commandes, EDI ou flux sur mesure ?

Gardez l’EDI ou votre portail de commande pour les clients qui l’utilisent déjà : les données arrivent structurées. Les logiciels de capture de commandes du marché conviennent si votre ERP fait partie de ceux qu’ils connectent. Le flux sur mesure sert quand les commandes arrivent par e-mail dans des formats variés, avec des tarifs et des promotions propres à chaque client, ou quand votre ERP est un outil sur mesure qu’aucun connecteur ne connaît. Si votre ERP ne gère pas encore les tarifs par client, les plateformes de livraison ou les dates ouvertes, un ERP sur mesure peut les porter.

Le flux tourne sur une instance n8n à votre nom ; nos workflows n8n sont documentés et vous appartiennent. Si la boîte de commandes reçoit aussi des questions et des réclamations, des agents IA qui trient vos e-mails peuvent n’envoyer au flux que les commandes. La même méthode s’applique aux autres tâches du back-office, décrites sur notre page automatisation des processus métier, y compris aux confirmations de commande de vos fournisseurs, qui ne font pas partie du cas réel décrit ici.

Le prix se fixe sur devis, après un premier échange : un seul client qui envoie toujours le même PDF n’appelle pas le même travail que vingt clients avec chacun sa grille tarifaire et ses promotions. Le devis est fixe, annoncé avant de commencer, installation de votre instance n8n comprise. Nos formules sont décrites sur la page offres.

Pour le diagnostic gratuit de 30 minutes, préparez deux ou trois commandes clients types, anonymisées si vous le souhaitez, et le nom de votre ERP. Sous 48 h, le compte rendu écrit indique ce qui se lit automatiquement, les contrôles et les exceptions à prévoir, ce que votre ERP accepte en entrée, et le devis.